BAB III : DASAR-DASAR PERENCANAAN
3.1 Pengantar
Sebuah perencanaan berfungsi sebagai penentuan arah atau tujuan yang akan di lakukan, dan denga tersusunnya perencanaan tersebut kita menjadi lebih terarah dalam melakukan sebuah kegiatan. Fungsi perencanaan merupakan fungsi utama dalam manajemen perencanaan, dari penjelasan pentingnya perencanan maka pada bab ini kita memahami faktor-faktor yang terkait dengan perencanaan sebelum kita benar benar menjalankan kegiatan.
3.2 Dasar-Dasar Perencanaan
3.2.1. Definisi Perencanaan
Perancanaan (planning) merupakan mendefinisikan tujuan organisasi, penentuan strategi untuk mencapai tujuan itu,dan pengembangan rencana untuk mengintegrasikan serta mengoordinasikan kewgiatan kerja.
3.2.2.Fungsi dari Perencanaan
a) Perencanaan sebagai Pengarah
Ketidakpastian dalam pencapaian tujuan dikarenakan bagian-bagian dari organisasi bekerja secara sendiri-sendiri tanpa ada koordinasi yang jelas dan terarah. Perencanaan dalam hal ini memegang fungsi pengarahan dari apa yang harus dicapai organisasi.
b) Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian
Perubahan seringkali sesuai dengan apa yang kita perkirakan, namun tak jarang pula perubahan terjadi diluar perkiraan kita,sehingga menimbulkan ketidakpastian bagi perusahaan. Dengan adanya perencanaan,diharapkan ketidkpastian yang mungkin terjadi dapat di antisipasi jauh-jauh hari.
c) Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya
Ketika suatu perencanaan dilakukan dengan baik, maka jumlah sumber daya yang diperlukan, dan bagaimana penggunaanya, dan untuk apa saja, penggunaannya lebih baik dipersiapkan sebelum kegiatan dijalankan . Dengan demikian perusahaan dapat meminimalkan jumlah penggunaan sumber daya yang dimiliki, sehingga tingkat efisiensi dari perusahaan dapat meningkat.
d) Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas
Dalam pengawasan, perusahaan membandingkan antara tujuan yang ingin dicapai dengan realisasi di lapangan, mengevaluasi penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi, hingga mengambil tindakan yang dianggap perlu untuk memperbaiki kinerja perusahaan.
3.2.3.Jenis-Jenis Rencana
a) Rencana Strategik
Rencana yang diterapkan pada organisasi secara keseluruhan organisasi. Rencana strategik bersifat luas.
b) Rencana Jangka Panjang
Rencana jangka panjang ini mempunyai jangka waktu lebih dari 3 tahun.
c) Rencana jangka pendek
Rencana yang berjangka waktu kurang dari satu tahun.
d) Rencana Spesifik
Rencana ini mempunyai tujuan yang didefinisikan secara jelas, sehingga tidak ada ambiguitas dan tidak ada masalah dengan kesalahpahaman.
e) Rencana Arahan
Rencana fleksibel yang menentukan panduan umum dan memberikan fokus tetapi tidak membatasi manajer pada tujuan yang spesifik atau serangkaian tindakan.
f) Rencana Sekali Pakai
Rencana yang digunakan satu kali yang di tunjukkan khusus untuk memenuhi kebutuhan dalam situasi yang unik.
g) Rencana Siaga
Rencana yang terus berjalan yang memandu aktivitas yang dilakukan berulang kali. Rencana siaga termasuk kebijakan,peraturan,dan prosedur.
3.2.4. Pendekatan dalam Penetapan Tujuan
Ada dua jenis pendekan dalam perumusan dan penetapan tujuan, yaitu
1.Pendekatan Tradisional(traditional goal setting).
Menjelaskan bahwa perumusan dan penetapan tujuan dilakukan oleh manajer tingkat puncak untuk kemudian tujuan itu diturunkan lagi menjadi tujuan bagi manajer di tingkat bawahannya secara spesifik.
Pendekatan ini memiliki kelemahan dalam hal kesesuaian ,apa yang dipahami manajemen tingkat bawah, dan tingkat fleksibelitas yang rendah.
2.Pendekatan MBO (Manajement by Objectives).
Penentuan tujuan, dirumuskan bersama dengan atau antara atasan dan bawahan ,dan seringkali bawahan yang berada di lapangan lebih memahami apa yang semestinya dicapai dan dipahami oleh atasan. Dengan asumsi mendasar, apa yang terjadi dilapangan belum tentu sesuai dengan apa yang dipahami oleh pimpinan. Karena pimpinan lebih berfungsi dalam penetapan kebijakan ,adapun yang bersifat teknis biasanya dilakukan oleh bawahan.
3.2.5. Alat Bantu Perencanaan
a) Perencanaan dengan Flow Chart
Adalah model grafis yang menunjukkan model sistem yang menggambarkan kejadian yang berkesinambungan dan keputusan Ya-Tidak. Berkesinambungan pada dasarnya adalah proses kejadian-kejadian berdasarkan urutan kronologisnya.
b) Penjadwalan melalui Gantt Chart
Adalah teknik penjadwalan secara grafis atas berbagai rencana kegiatan. Untuk membantu manajer untuk dapat mengatur melalui proses penjadwalan. Penjadwalan ini memiliki keterbatasan dalam menjadwalkan berbagai kegiatan yang sifatnya sangat detail dan kompleks . Jenis kegiatan yang sangat kompleks dan cenderung tidak berkelanjutan lebih sulit untuk dijadwalkan melalui Gantt Chart.
c) Perencanaan dengan Jaringan PERT ( PERT Network)
Merupakan alat bantu perencanaan melalui penjadwalan dan penggambaran rencana kerja secara kronologis dan berkelanjutan bagi pekerjaan yang sifatnya tidak rutin,berskala besar maupun kompleks.
Ada 4 konsep yang harus di pahami dalam PERT
1. Even atau kejadian
Indikator dari perfom pekerjaan baik sebelum maupun sesudah pekerjaan dilakukan sekaligus juga menunjukkan apakah suatu pekerjaan lain dapat dilakukan atau sebaliknya.
2. Activity atau kegiatan
Bagian dari berbagai pekerjaan yang sedang dalam pengerjaan dari keseluruhan pekerjaan yang berkesinambungan.
3. Time atau waktu
Menunjukkan perkiraan masa pengerjaan dari keseluruhan kegiatan sebagaimana diatur dalam jaringan PERT.
4. Critical Path atau indikator kritis
Menunjukkan waktu bagi pengerjaan kegiatan dalam kerangka path yang dapat diterima.
3.2.6 Alasan-Alasan Perlunya Perencanaan
a) Protective Benefits yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.
b) Positive Benefits dalam meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi
3.2.7. Manfaat Perencanaan
1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.
2. Membantu dalam kristalisasi penyesuaian pada masalah-masalah utama.
3. Membantu manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.
4. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.
5. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.
6. Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai organisasi.
7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.
8. Meminimumkan pekerjaaan yang tidak pasti.
9. Menghemat waktu usaha dan dana.
3.2.8. Kelemahan Perencanaan
a) Dalam rencana strategi Perencanaan memerlukan waktu bertahun-tahun agar berfungsi dengan baik, karena hal tersebut menghilangkan kesempatan untuk memperoleh keuntungan.
b) Disamping itu, penetapan dan pemeliharaan suatu sistem formal melibatkan banyak biaya sebagai contoh, biaya riset pasar,survei dan penyusunan model yang menyangkut biaya kegiatan-kegiatan pemrosesan data yang mahal. Oleh karena itu, banyak organisasi-organisasi yang tidak mampu mengembangkan programnya dengan baik.
c) Perencanaan terlalu membatasi manajer untuk berinisiatif dan berinovasi Karena manajer hanya memilih pilihan yang paling rasioanal dan bebas resiko yang telah ditentukan sebelumnya.
d) Para manajer takut mengambil resiko kesempatan-kesempatan yang menarik mempunyai derajat ketidakpastian yang tinggi atau sulit dianalisa dan dikomunikasikan akan dihindari,diabaikan atau diasingkan. Karena manajer memilih strategi dan tujuan yang dapat lolos dari analisis terperinci resiko perencanaan.
3.2.9. Faktor Waktu terhadap Perencanaan
a) Waktu sangat diperlukan dalam melaksanakan perencanaan yang efektif, karena dengan ketepatan waktu maka perencanaan akan berjalan degan baik.
b) Waktu sering diperlukan untuk melanjutkan setiap langkah perencana tanpa informasi yang lengkap tentang variabel-variabel dan alternatif-alternatif, karena waktu juga diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan di dalam perencanaan.
c) Jumlah rentang waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.
3.2.10. Kriteria penilaian Efektivitas Rencana
Manajer yang berkemampuan untuk memperbaiki biaya sumber daya yang digunakan untuk mencapai tujuan adalah manajer yang bertindak secara efisien.
1. Kegunaan
Agar berguna bagi manajemen dalam pelaksanaan fungsi-fungsinya yang lain pada suatu rencana harus fleksibel,stabil,berkesinambungan dan sederhana.
2. Ketetapan dan obyektif
Rencana-rencana harus dievaluasi untuk mengetahui apakah jelas,ringkas,nyata,dan akurat.
3. Ruang lingkup
Perencanaan perlu memperhatikan prinsip-prinsip kelengkapan,kepaduan,dan konstitensi. Berapa luas cakupan rencana, menyangkut kegiatan-kegiatan apa saja, bagaimana kerangka hubungan antar kegiatan-kegiatan satuan-satuan kerja atau departemen-departemen mana yang terlibat.
4. Efektifitas biaya
Adalah menyangkut waktu,usaha,dan aliran emosional.salah satu pedoman penting dalam perencanaan adalah “jangan melakukan perencanaan bila hasil-hasil meningkakan penghasilan atau mengurangi biaya lebih kecil daripada biya perencanaan dan implementasinya.
5. Akuntabilitas
Dua aspek akuntabilitas perencanaan yaitu:
1) Tanggung jawab atas pelaksanaan perencaan
2) Tanggung jawab terhadap implementasi rencana
Dalam suatu perencanaan harus mencakup keduanya
6. Ketepatan waktu
Perencana harus membuat berbagai perencanaan. Berbagai perubahan yang terjadi sangat cepat akan dapat menyebabkan rencana tidak tepat atau tidak sesuai untuk perbedaan waktu.
3.2.11. Ciri-ciri Rencana yang Baik
a) Rencana harus mempermudah tercapainya tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
b) Perencanaan sungguh-sungguh memahami hakekat tujuan yang ingin dicapai.
c) Pemenuhan persyaratan dan keahlian teknis.
d) Rencana harus disertai oleh suatu rincian yang cermat.
e) Keterkaitan rencana dengan pelaksanaan.
f) Keserdehanaan.
g) Fleksibelitas.
h) Rencana memberikan tempat pada pengambilan resiko.
i) Rencana yang prakmatik.
j) Rencana sebagai instrumen peramalan masa depan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar